De gegevens van het digitale identificatieformulier, alsook de logs van alle wijzigingen, moeten 5 jaar bewaard worden door de betrokken bedrijven.
Dit betekent dat gebruikers die uit het systeem stappen nog vijf jaar de gegevens van de digitale identificatieformulieren moeten kunnen raadplegen.
Als ervoor gekozen wordt om de gegevens van de digitale identificatieformulieren van de laatste vijf jaren te kopiëren naar een ander systeem, moeten de gegevens op dezelfde manier gevisualiseerd kunnen worden als vereist door de VLAREMA (artikel 6.1.5.4).
ubidata aanbieding
De gegevens van het digitale identificatieformulier, alsmede de logs van alle wijzigingen, worden gedurende meer dan 5 jaar bewaard op de servers van Ubidata.
De betrokken bedrijven kunnen online toegang houden op het ubiTT-portaal door een abonnement te betalen.
De betrokken bedrijven zullen na elk voltooid transport een pdf-bestand ontvangen dat beschikbaar is op het webportaal. Indien zij zich niet abonneren op de online toegang, moeten zij de bestanden op de juiste manier in hun systeem opslaan en over de juiste hulpmiddelen beschikken om de originele bestanden voor inspectiedoeleinden te visualiseren.
Ook kan een actor die geen klant meer is van Ubidata vragen om zijn gegevens als betalende dienst op te vragen, ten minste voor de periode van 5 jaar na het einde van het contract.
Back-ups
De API-gegevens worden opgeslagen in een MySQL 8-databank.
De gegevens worden in real time gesynchroniseerd op twee verschillende servers.
Bovendien worden er elke nacht volledige databaseback-ups gemaakt. Deze back-ups worden eerst lokaal in ons datacenter opgeslagen en vervolgens gerepliceerd naar off-site S3-compatibele cloud-opslag. De back-ups worden opgeslagen in België en Nederland.
Dagelijkse back-ups worden 8 dagen bewaard.
Naast de dagelijkse back-ups worden wekelijkse back-ups gedurende 4 weken bewaard.
Archivering op lange termijn
Na het bereiken van hun archiveringstermijn (5 jaar) worden documenten automatisch verplaatst van de database naar een bestandsdatadump.
Gearchiveerde data dumps worden gecomprimeerd en vervolgens opgeslagen op dezelfde manier als onze database back-ups, met als belangrijkste verschil dat archieven voor een langere periode worden bewaard. Deze periode wordt bepaald door ubidata, op basis van de behoeften en verzoeken van de klant.
Gearchiveerde gegevens zijn dus niet direct beschikbaar om in de API te worden bekeken.
Er moet een uitdrukkelijk verzoek worden ingediend om gearchiveerde gegevens opnieuw in de gegevensbank op te nemen.