Een digitaal identificatieformulier doorloopt verschillende statussen in ubiDOCS:
NIEUW & VOORBEREIDING -DRAFT
NIEUW: Dit is geen echte status aangezien het document nog niet is opgeslagen in de DB. Dit is een status om te beginnen met het aanmaken van een nieuw document. Deze status wordt gewijzigd in DRAFT wanneer de gebruiker de gegevens opslaat. Als gegevens niet worden opgeslagen in een DRAFT status, dan gaan ze verloren.
DRAFT: Alleen zichtbaar door de maker van het document en zijn medewerkers. Er wordt nog geen e-id identificatienummer verstrekt.
VOORBEREIDING - ISSUED (klaar voor tekening)
Het document wordt zichtbaar gemaakt voor andere gebruikers en moet worden verrijkt, aangevuld volgens de eisen van de autoriteiten en ondertekend door de IHM of AZRT om naar de volgende status over te gaan. Na ondertekening, krijgt het document een legale identificatie nummer en de status veranderd tot ‘KLAAR’.
VERWIJDERD
Voordat het document een wettelijk bestaan heeft, kan het worden verwijderd. Een document met deze status wordt verborgen in de rapportage en is niet raadpleegbaar of zichtbaar in de interfaces (web of mobiel).
ONDERTEKEND = KLAAR voor transport
Een document kan alleen als ONDERTEKEND worden afgegeven indien het de noodzakelijke gegevens bevat, hetgeen betekent dat het vervoer kan plaatsvinden.
Het is voorzien van
- een identificatienummer
- de door de autoriteiten vereiste gegevens
- een geavanceerde elektronische tekening van de IHM of AZRT
Er wordt gecontroleerd of de gegevens in de verplichte velden aanwezig zijn en de status verandert zodra de handtekening van de IHM of AZRT is aangebracht en door het systeem is gevalideerd.
Een e-mail kan worden gestuurd naar alle betrokken partijen om het vervoer aan te kondigen.
Na overgang naar de status ‘ONDERTEKEND’ worden geen gegevens uit het systeem verwijderd.
GEANNULEERD
Een transport is gepland en kan plaatsvinden, maar het kan op elk moment worden geannuleerd (voorafgaand aan het transport) – Het digitale document bestaat en is zichtbaar in het systeem, en wij registreren wie het transport heeft geannuleerd en wanneer.
Opmerking: Alleen een document met de status ‘ONDERTEKEND’ kan worden geannuleerd.
VERTROKKEN
Het afvalstof is GELADEN.
De toepassing haalt de LB08-coördinaten van het laden + tijdstempel op.
Het systeem, bij de start van een transport, stuurt een bericht naar de afvalstoffenproducent met een kopie van het formulier.
STOPGEZET
Een transport is gaande maar onderbroken (bv ongeluk met verspreiding van afval over de straat).
De chauffeur krijgt de mogelijkheid om de status van het document in ‘STOPGEZET’ te zetten; een opmerking om de omstandigheden te verklaren is verplicht.
AANGEKOMEN
Afval is gelost, deze status verschijnt zodra het identificatieformulier is ondertekend door een werknemer van de afvalverwerker.
In afwezigheid van een medewerker kan de chauffeur zelf tekenen (specifieke knop).
Het record kan echter nog worden gewijzigd (bv. gewicht, er kan een opmerking worden toegevoegd).
FINAAL
Een validatieknop stelt u in staat om het document af te ronden. Het digitale document is VOLTOOID en wordt naar alle betrokken actoren gestuurd (*).
Het record kan echter nog worden gewijzigd – zie status FINAAL-GEWIJZIGD
Zonder wijziging van de documentgegevens wordt de status na 24 uur gewijzigd
FINAAL-GEWIJZIGD
Deze status verschijnt wanneer een definitief document moet worden gecorrigeerd. Na elke correctie wordt het document naar alle betrokken actoren gestuurd met kennisgeving van de wijziging.
Opmerking: men zou zich een tarra probleem met de weegschaal kunnen voorstellen dat onjuiste gewichten zou hebben gegenereerd, maar later door de onderhoudsteams werd ontdekt.
GEARCHIVEERD
Dit is een parallelle status, gebaseerd op een geautomatiseerd proces om bestanden ouder dan een configureerbare periode te archiveren voor leesbaarheidsdoeleinden.