Une fiche d’identification numérique passe par plusieurs statuts dans ubiDOCS :
NOUVEAU : il ne s’agit pas d’un statut réel car le document n’a pas encore été stocké dans la base de données. Il s’agit d’un statut permettant de commencer à créer un nouveau document. Ce statut est transformé en BROUILLON lorsque l’utilisateur enregistre les données. Si les données ne sont pas sauvegardées dans un état BROUILLON, elles sont perdues.
BROUILLON: visible uniquement par le créateur du document et ses collaborateurs. Aucun numéro d’identification e-id n’est encore fourni.
ÉMIS : le document est rendu visible aux autres utilisateurs et doit être enrichi, complété conformément aux exigences des autorités et signé par le négociant en déchets ou producteur pour passer au statut suivant. Après la signature, le document reçoit un numéro d’identification légal et le statut passe à « PRET ».
EFFACÉ : avant que le document n’ait une existence légale, il peut être supprimé. Un document ayant ce statut est masqué dans le rapport et n’est pas visible dans les interfaces (web ou mobile).
SIGNÉ (= prêt pour le transport) : un document ne peut être délivré comme PRET que s’il contient les données nécessaires, ce qui signifie que le transport peut avoir lieu.
Il est pourvu
- un numéro d’identification
- les données requises par les autorités
- une signature électronique avancée du négociant en déchets ou producteur .
Il est vérifié que les données sont présentes dans les champs obligatoires et le statut change une fois que la signature du négociant en déchets ou producteur est apposée et validée par le système.
Un e-mail peut être envoyé à toutes les parties concernées pour annoncer le transport.
Après le passage au statut « PRÊT », aucune donnée n’est supprimée du système.
ANNULÉ : Un transport est planifié et peut avoir lieu, mais il peut être annulé à tout moment (avant le transport) – Le document numérique existe et est visible dans le système, et nous enregistrons qui a annulé le transport et quand.
Remarque : seul un document ayant le statut « PRÊT » peut être annulé.
EN TRANSIT: Les déchets sont chargés.
L’application récupère les coordonnées LB08 du chargement + l’horodatage.
Au début d’un transport, le système envoie un message au producteur de déchets avec une copie du formulaire.
DÉVIÉ: le chauffeur ne peut PAS livrer les déchets au lieu de déchargement initial. Une nouvelle adresse de livraison est ajoutée. Le système, lorsqu’il détourne un transport, envoie un message au producteur de déchets avec une copie du formulaire et du journal des modifications.
ARRÊTÉ: un transport est en cours mais interrompu (par exemple, accident avec des déchets répandus dans la rue). Le conducteur a la possibilité de mettre le statut du document dans « STOPSET » ; un commentaire expliquant les circonstances est possible et/ou obligatoire (définition du projet).
LIVRÉ: les déchets ont été déchargés ; ce statut apparaît lorsque le formulaire d’identification a été signé par un employé du gestionnaire de déchets.
En l’absence d’un employé, le conducteur peut signer lui-même (bouton spécifique).
Toutefois, l’enregistrement peut encore être modifié (par exemple, le poids, un commentaire peut être ajouté).
FINAL : un bouton de validation permet de finaliser le document. Le document numérique est COMPLET et envoyé à tous les acteurs concernés (*).
Toutefois, l’enregistrement peut encore être modifié – voir le statut MODIFIÉ
Sans modification des données du document, le statut est modifié après 24 heures.
MODIFIÉ : ce statut apparaît lorsqu’un document final doit être corrigé. Après chaque correction, le document est envoyé à tous les acteurs concernés avec la notification de la modification.
Note : on peut imaginer un problème de tare de la balance qui aurait généré des poids incorrects, mais qui a été découvert plus tard par les équipes de maintenance.
ARCHIVÉ: Il s’agit d’un statut parallèle, basé sur un processus automatisé d’archivage des fichiers plus anciens qu’une période configurable à des fins de lisibilité.