ubiDOCS – générez un fichier csv pour votre déclaration MATIS

disponible dans la version 1.16 de l’application web

Contexte

Qui ?

À partir de 2024, tous les COLLECTEURS enregistrés devront déclarer leurs données.

Une sélection de collecteurs, négociants ou courtiers en déchets devra déclarer leurs données à partir de 2022 (Lijst van geregistreerde IHM’s v20250331)

Comment ?

Déclarez vos données dans le guichet web MATIS  (matis.ovam.be). 

Consultez le manuel (handleiding inzameling bedrijfsafval) et utilisez le modèle de données approprié : datasjabloon inzameling bedrijfsafval

Plus d’informations sur: https://ovam.vlaanderen.be/materialen-informatiesysteem

Etant donné que bon nombre des informations requises sont disponibles dans ubiDOCS, nous vous proposons de faciliter votre travail en vous fournissant un fichier csv préformatté.

En tout état de cause, vous restez responsables des informations fournies à l’OVAM et nous vous renvoyons vers leur site pour obtenir les instructions complète et les dernières recommandations : https://www.vlaanderen.be/natuur-milieu-en-klimaat/afval/matis-materialeninformatiesysteem

Obligations

Vous déclarez chaque trimestre les données relatives aux transports de déchets que vous organisez et dont l’ORIGINE est en FLANDRES:

 

• Au plus tard le 31 mai, les données relatives au 1er trimestre (janvier, février et mars).
• Au plus tard le 31 août, les données relatives au 2e trimestre (avril, mai et juin).
• Au plus tard le 30 novembre, les données relatives au 3e trimestre (juillet, août et septembre)
• Au plus tard le 28 février, les données relatives au 4e trimestre (octobre, novembre et décembre)

En pratique

Filtrez vos données

Utilisez les filtres du panneau de gauche pour isoler les documents à récupérer

1. sélectionner une PÉRIODE.

Nous proposons des périodes Q1 à Q4 pour plus de facilité dans vos déclarations.

2. Sélectionner le STATUT.

vous ne devez rapporter que les documents dont le statut est ‘FINAL’ et ‘FINAL-MODIFIÉ’

3. Sélectionner votre RÔLE.

Vousd evez isoler les documents dans lesquels vous jouez le rôle de COLLECTEUR (ceci est important dès lors que l’interopérabilité sera d’application et que votre société peut jouer plusieurs rôles dans les flux de déchets).

Téléchargez le csv sur votre ordinateur

Une fois le tableau des documents filtré selon les critères ci-dessus, cliquez sur le bouton CSV download et confirmez le téléchargement

Complétez et/ou corrigez le fichier

Ouvrez le fichier CSV et 

Complétez le cas échéant les colonnes suivantes qui sont vides:

1. 1. MATERIAAL – DBP
   2. MATERIAAL – KWALITEIT
   3. OORSPRONG – SCHEEPSNUMMER
   4. OORSPRONG – ADRESUITBREIDING
   5. BESTEMMING – ADRESUITBREIDING
   6. VERWERKING – VERWERKINGSWIJZE
   7. VERVOERSWIJZE *

Celles-ci ne sont en effet pas requises pour l’eidf et sont dès lors inexistantes dans ubiDOCS à ce jour.

Nous vous suggérons de corriger toutes les autres données directement dans ubiDOCS avant d’effectuer ce travail-ci afin d’assurer une cohérence entre vos déclarations et vos documents de transport.

Si vous effectuez une correction dans ubiDOCS, n’oubliez pas de recommencer un export des données à enrichir avec les informations mentionnées ci-dessus.

ATTENTION !

Veillez à respecter le format imposé par l’OVAM dans le fichier EXCEL quand vous faites vos modifications.

Certaines colonnes doivent outre mesure contenir des informations provenant d’une liste de choix imposés parl’OVAM.

Plus d’informations sur les formats et contenus à respecter: datasjabloon inzameling bedrijfsafval

Les astérisques * marquent les colonnes que vous DEVEZ remplir manuellement.

Filtrez les enregistrements pour lesquels l’origine du transport se trouve en FLANDRES (effacez ceux dont l’origine est en dehors de la Flandre).

 

• Pour vous aider, vous pouvez ajouter une colonne ‘RÉGION’ et y copier la formule :

=RECHERCHE(S2;{0;1300;1500;2000;3000;3500;4000;5000;6000;6600;7000;8000;9000};{"Brussels";"Wallonia";"Flanders";"Flanders";"Flanders";"Flanders";"Wallonia";"Wallonia";"Wallonia";"Wallonia";"Wallonia";"Flanders";"Flanders"})

• Filtrez les établissements (OORSPRONG – POSTCODE) situés uniquement en Flandre et supprimez les autres.
• Supprimez la colonne « REGION » une fois le nettoyage terminé.
• N’oubliez pas de supprimer cette colonne après le tri. Si vous la conservez, une erreur se produira lors de l’envoi vers MATIS !

 

Remarque:  Dans une prochaine itération, nous vous proposerons un nouveau filtre directement accessible dans la plateforme ubiDOCS.

Votre fichier est prêt !

 

• Il contient 1 ligne par déchet par transport.
• Il est formaté pour un téléchargement réussi vers MATIS. (Ne modifiez pas l’ordre des colonnes, celles-ci suivent le format imposé par MATIS)
• Le format du fichier est conforme à : ‘datasjabloon inzameling bedrijfsafval‘  / version 1.5 du 12/06/2024

Téléchargez le csv sur la plateforme MATIS

Rendez-vous sur : https://matis.ovam.be/ et téléchargez le fichier final sur la plateforme de MATIS sous le rôle : COLLECTEUR /déchets commerciaux.

Corrections

Si vous effectuez des correction dans ubiDOCS, vous pouvez corriger la déclaration MATIS en répétant les mêmes actions ci-dessus.

L’identifiant unique permet d’écraser l’ancienne entrée par la nouvelle.

Attention !! Effacer un enregistrement

Il n’est pas possible de supprimer une entrée via le téléchargement d’un csv.

Pour cela vous devrez ouvrir vos déclarations, sélectionner les entrées à effacer et les effacer manuellement.

En images…