ubiDOCS – Transport des déchets – Contenu du formulaire d’identification des déchets

Contenu

Le formulaire d’identification numérique est construit sur base des modèles fournis par l’OVAM.

Ce formulaire d’identification numérique sera unique pour la Belgique et sera soumis aux 3 régions pour approbation.

Il contiendra toutes les informations requises par les 3 régions et sera mis à jour lorsqu’une nouvelle exigence sera formulée.

Le document PDF fourni sera bilingue : français et néerlandais (titres et libellés), mais les codifications effectuées par les utilisateurs seront dans la langue d’origine.

La fiche d’identification numérique peut être enrichie d’informations spécifiques qui VOUS concernent dans le cadre de votre activité de transport (par exemple, le numéro de conteneur, le numéro d’immatriculation du véhicule, l’éclairage, le paiement, les heures d’ouverture, etc.)

La fiche d’identification numérique est signée et datée par le NÉGOCIANT ou PRODUCTEUR DE DÉCHETS avant l’activité de transport.

Le document pdf contient les dernières informations introduites dans le système. Si les données diffèrent de celles qui existaient au moment de l’émission du formulaire d’identification (statut « PRÊT POUR TRANSPORT »), une icône vous invite à consulter le journal des modifications pour plus de détails. Ce journal des modifications fait partie intégrante du document de transport.

Chaque modification ou ajout est enregistré et gelé avec le nom de la personne qui a effectué la modification ou l’ajout, ainsi que la date et l’heure auxquelles il a eu lieu.

Ceci s’applique notamment au POIDS des déchets à transporter, lorsque la quantité ne peut être déterminée avant le départ ou n’est qu’estimée et doit être déterminée ou corrigée à l’arrivée à destination.

La solution Ubidata vérifie que tous les champs obligatoires ont été complétés avant de modifier le statut du document.

L’OVAM impose un format d’échange de données et une série de champs obligatoires :

en savoir plus sur les champs OBLIGATOIRES de l’OVAM

Pour les déchets NON-dangereux

(1) un numéro de séquence unique commençant par « UBI » (le format choisi est UBI-XXX-XXX-XXX) qui identifie le système utilisé pour créer le formulaire d’identification ;

(2) la date du transport telle que spécifiée par le CNC ou PDPD

(3) le nom et l’adresse du producteur des déchets et l’adresse de livraison des déchets donnée par le transporteur ;

(4) nom, adresse et numéro d’identification du CNC ou PDPD

(5) le nom, l’adresse et le numéro d’identification du transporteur ;

(6) nom, adresse et numéro d’identification du sous-traitant, indiquant la nature du traitement (code R ou D, voir https://ovam.vlaanderen.be/r-d-codes )

(7) la description, la quantité en tonnes et les codes EURAL des déchets.

1. Les poids ne sont pas OBLIGATOIRES, car ils peuvent être inconnus lorsque le transport commence. Toutefois, la valeur doit être saisie avant que le statut du document ne passe en « COMPLÉTÉ ».

1. Nous avons l’intention de permettre à l’utilisateur d’entrer le poids brut ou le poids net – cependant, le formulaire pdf comportera le poids net.

1. Nous envisageons de proposer des unités de VOLUME au lieu de POIDS. Il s’agit d’une demande des utilisateurs. Il est en effet parfois impossible de déterminer le poids exact au début du processus de transport, mais le volume est connu à l’avance. Le poids correct peut être saisi à la fin, lorsque les déchets peuvent être pesés sur le site de traitement, pour convertir le statut du document de « LIVRÉ » en « COMPLÉTÉ ».

Description des déchets : le système permet aux utilisateurs de remplacer la description EURAL par défaut par leur propre description.

(8) géolocalisation du début de l’activité de transport, sous forme de coordonnées X et Y en coordonnées Lambert 2008. Le chauffeur doit valider le début du transport. Les coordonnées X,Y sont collectées lorsque le bouton DÉMARRER TRANSPORT est pressé.

Pour les déchets dangereux

en plus des informations requises pour les marchandises non dangereuses, l’utilisateur doit fournir les informations suivantes

– les propriétés physiques des déchets ;

– Composition chimique des déchets ;

– type d’emballage ;

– le nombre de paquets ;

– instructions spéciales pour le transport, le cas échéant.

Nous fournissons autant de champs d’information supplémentaires qu’il y a de déchets dangereux dans l’envoi.

Journal des modifications

Toute modification ou tout ajout apporté au document une fois qu’il est passé de l’état « ÉMIS » à l’état « PRÊT » sera enregistré et figé avec le nom de la personne qui l’a fait, ainsi que la date et l’heure à laquelle il a été fait.

Comme une personne est liée à une entreprise dans notre système, nous pouvons ajouter les détails de l’entreprise si nécessaire.

Le formulaire d’identification pdf est mis à jour et marqué d’une icône invitant le lecteur à vérifier les changements dans le journal des modifications.

Cela s’applique en particulier au POIDS des déchets à transporter, lorsque la quantité ne peut être déterminée avant le départ ou n’est qu’estimée et doit être déterminée ou corrigée à l’arrivée à destination.

Le poids exact est partagé avec tous les acteurs quand le formulaire d’identification passe dans le statut « COMPLÉTÉ » .

Un service envoie un e-mail avec des fichiers pdf joints (formulaire d’identification + journal des modifications) à tous les acteurs impliqués dans le transport.

Chaque acteur doit conserver ce supplément avec le formulaire d’identification original.

Le journal de toutes les modifications, telles que la date, la source, la modification/l’ajout associés à un formulaire, est à la disposition des autorités de contrôle dès le moment de l’inspection et, si nécessaire, des superviseurs et autres autorités de contrôle autorisées, avec les données du formulaire ou la visualisation du formulaire :

sous la forme d’une ligne de temps dans une page de la demande
sous la forme d’un fichier PDF qui peut être transmis aux superviseurs avec le formulaire.